Bij groei denken ondernemers al snel aan omzet, nieuwe klanten, personeel en investeringen. In sterk gereguleerde sectoren speelt nog een andere factor mee: de organisatie moet kunnen aantonen dat processen beheerst worden uitgevoerd. De farmaceutische industrie is daar een duidelijk voorbeeld van. Kwaliteit hangt niet alleen af van goede apparatuur of een technisch sterk product, maar ook van procedures, documentatie en medewerkers die weten wat ze doen. Daardoor wordt investeren in kennis onderdeel van de manier waarop een onderneming risico’s beheerst en verdere groei mogelijk maakt.
Regels raken de bedrijfsvoering
Geneesmiddelenproducenten in de Europese Unie werken volgens Good Manufacturing Practice, oftewel GMP. Deze richtlijnen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat geneesmiddelen consequent volgens vastgestelde kwaliteitsnormen worden geproduceerd en gecontroleerd.
Dat klinkt technisch, maar de gevolgen zijn bedrijfsmatig. GMP stelt bijvoorbeeld eisen aan verantwoordelijkheden, opleiding van personeel, documentatie, productieprocessen en kwaliteitscontrole. Een organisatie moet dus niet alleen goede procedures hebben, maar ook zorgen dat medewerkers begrijpen wat voor hun werkzaamheden relevant is.
Kennis veroudert
Een opleiding bij indiensttreding is niet automatisch voldoende voor de rest van iemands loopbaan. Werkzaamheden veranderen, systemen worden vernieuwd en regelgeving ontwikkelt zich. Ook kunnen medewerkers andere verantwoordelijkheden krijgen.
Daarom hoort bij GMP zowel initiële als doorlopende training. Het bedrijf moet bovendien kijken naar wat iemand voor zijn of haar specifieke functie nodig heeft. Een medewerker in productie heeft immers een andere kennisbehoefte dan iemand die verantwoordelijk is voor kwaliteitsborging of leidinggeeft aan een afdeling.
Gericht investeren in training
Een GMP training kan worden ingezet om kennis op te bouwen, te actualiseren of verder te verdiepen. Daarbij zijn er trainingen voor verschillende rollen en ervaringsniveaus binnen de farmaceutische en biotechsector. Voor een organisatie is vooral belangrijk dat opleiding aansluit op het werk dat medewerkers daadwerkelijk uitvoeren. Zo wordt training geen los certificaat in een personeelsdossier, maar een manier om kennis binnen processen toepasbaar te houden.
Kijk verder dan omzetgroei
Wie een onderneming beoordeelt, kan gemakkelijk vooral naar financiële cijfers kijken. Die vertellen echter niet alles over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Zeker in een gereguleerde sector kunnen zwakke interne processen later voor vertraging, extra werk en herstelmaatregelen zorgen.
Bij de kwaliteit van een farmaceutische organisatie zijn bijvoorbeeld interessante vragen:
- is kritische kennis goed verspreid of afhankelijk van enkele personen
- worden medewerkers opnieuw getraind wanneer processen veranderen
- worden afwijkingen gebruikt om achterliggende oorzaken te vinden
- sluiten vastgelegde procedures aan op wat er in de praktijk gebeurt
Geen van deze punten vertelt op zichzelf hoe gezond een onderneming is. Samen geven ze wel inzicht in de mate waarin groei organisatorisch wordt ondersteund.
Groei stelt nieuwe eisen
Wat bij een klein team nog via korte lijnen kan worden opgelost, werkt niet vanzelf wanneer een onderneming groter wordt. Meer medewerkers, producten, leveranciers en processen maken duidelijke afspraken belangrijker.
Dat is een bekend groeivraagstuk. Kennis die eerst vooral in hoofden zat, moet worden vastgelegd en overdraagbaar worden. Verantwoordelijkheden moeten helder zijn en nieuwe medewerkers moeten leren hoe processen horen te verlopen. In de farmaceutische sector komt daar de eis bij dat de organisatie dit aantoonbaar en beheerst doet.
Een kwaliteitssysteem kan daardoor ook als infrastructuur voor groei worden gezien. Niet omdat procedures op zichzelf waarde creëren, maar omdat voorspelbare processen het mogelijk maken om activiteiten uit te breiden zonder telkens opnieuw uit te vinden hoe het werk moet worden uitgevoerd.
Externe kennis toevoegen
Niet iedere organisatie heeft voor elk specialistisch kwaliteitsvraagstuk permanent expertise in huis. Pharmaceutical Consultancy Services ondersteunt organisaties op het gebied van onder meer GMP en GDP, training en verschillende kwaliteitsvraagstukken binnen de farmaceutische sector. Het tijdelijk toevoegen van externe expertise kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer specifieke kennis ontbreekt of wanneer extra capaciteit nodig is rond een verandering, audit of verbetertraject.
Fouten zijn ook informatie
Een sterk kwaliteitssysteem draait niet om de illusie dat er nooit iets misgaat. Juist de manier waarop een organisatie met afwijkingen omgaat, zegt veel over de volwassenheid van de bedrijfsvoering.
Wanneer dezelfde fout steeds terugkeert, heeft alleen opnieuw instrueren weinig zin als de werkelijke oorzaak bijvoorbeeld in een onduidelijke procedure of slecht ingericht proces ligt. Goed onderzoek naar oorzaken helpt om gericht te verbeteren en voorkomt dat symptomen telkens afzonderlijk worden aangepakt.
Kennis als onderdeel van groei
Investeren in opleiding wordt soms vooral als personeelskosten gezien. In een kennisintensieve en gereguleerde onderneming ligt dat genuanceerder. Goed opgeleide medewerkers dragen bij aan processen die reproduceerbaar, controleerbaar en overdraagbaar zijn.
Dat maakt kennis niet alleen relevant voor de medewerker die een cursus volgt. Het raakt de hele organisatie. Bedrijven die willen groeien, moeten daarom niet alleen voldoende mensen aantrekken, maar ook zorgen dat kennis meegroeit met processen en verantwoordelijkheden. Juist in de farmaceutische industrie vormt die combinatie van mensen, systemen en kwaliteitsborging een belangrijk deel van een organisatie die klaar is voor verdere ontwikkeling.