Factureren per kilometer maakt je prijs meteen duidelijk. Je koppelt je reistijd en autokosten aan een eenvoudige teller. Dat voelt eerlijk, voor jou en je klant. Je spreekt vooraf af wat er wel en niet in zit en je voorkomt discussies achteraf over “omrijden” of filevertraging. Zeker als je veel naar klanten rijdt, geeft dit rust in je administratie en voorspelbare kosten op je offerte. Veel zelfstandigen combineren dit met ZZP auto leasen. De maandlast is dan helder, waardoor je snel een kostprijs per kilometer kunt berekenen. Rijd je weinig, dan weeg je de vaste lasten anders dan wanneer je dagelijks de weg op gaat. Belangrijk is dat je één methode kiest en die consequent toepast.
Zo bepaal je een heldere kilometerprijs
Begin met een simpele rekensom. Tel je autokosten bij elkaar op en deel ze door je verwachte jaarkilometers. Denk aan maandbedrag of afschrijving, verzekering, brandstof of stroom en onderhoud. Werk exclusief btw als je btw-plichtig bent, zodat je klantprijzen het duidelijkst blijven. Rond je uitkomst af naar een makkelijk tarief, bijvoorbeeld €0,35 of €0,40. Leg in je offerte kort uit wat er in dit tarief zit. Bijvoorbeeld: “Inclusief brandstof/stroom, verzekering en onderhoud. Exclusief parkeerkosten en tol.” Zo houd je ruimte voor echte uitzonderingen zonder dat je basisprijs gaat schuiven.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel dat je all-in autokosten uitkomen op ongeveer €8.750 per jaar en je rijdt 25.000 kilometer. Dan is je kostprijs rond €0,35 per kilometer. Zet dat rechtstreeks op je factuur: “Project X: 124 km × €0,35 = €43,40.” Je klant ziet wat je rekent en waar het vandaan komt. Jij hoeft het niet elke keer opnieuw uit te leggen.
Lease of koop, het maakt je uitleg sterker
Per kilometer factureren werkt zowel bij leasen als kopen. Rijd je met een nieuwe auto uit een leasecontract, dan zijn je vaste kosten hoger maar voorspelbaarder. Kies je voor een zuinige occasion en wil je op lange termijn waarde houden, dan kan je kilometerprijs lager uitvallen. Het model en je jaarkilometers maken het verschil. Wie veel snelweg rijdt, haalt vaak meer voordeel uit zuinige hybride techniek dan iemand die vooral in de stad rijdt.
Als je koopt, kan een Toyota kopen interessant zijn. Toyota’s staan bekend om betrouwbaarheid en zuinig gebruik, wat je onderhoudskosten en ongeplande problemen beperkt. Neem die pluspunten mee in je berekening, maar hou je methode hetzelfde. Je klant krijgt zo steeds dezelfde, duidelijke logica, ongeacht het type auto.
Communicatie naar je klant
Zet je tarief niet weg als een “toeslag” of extra kosten. Noem het een transparant onderdeel van je kostprijs. Plaats het in de context van tijd en bereikbaarheid: jij komt naar de klant, op het afgesproken moment, met het juiste materiaal in de auto. Kijk per kwartaal of je meer of minder rijdt dan verwacht. Blijft je jaartotaal gelijk aan je inschatting, dan blijft je tarief hetzelfde. Verandert er iets aanzienlijk in je kosten, kondig je dat ruim op tijd aan met een heldere nieuwe berekening. Daarmee houd je vertrouwen en blijft de samenwerking soepel.
