Bedrijven die dagelijks veel moeten printen, lopen tegen de nodige uitdagingen aan. Denk aan hoge inktkosten, volle papierbakken en de wens om milieuvriendelijk bezig te zijn. Met een paar verstandige keuzes kun je je printgedrag optimaliseren en je uitgaven beheersbaar houden. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt, zonder aan kwaliteit in te boeten.
Optimaliseer je inkt- en papiergebruik
Hoe intensief je ook print, je wilt niet onnodig geld uitgeven. Overweeg gebruik te maken van HP cartridges met een hoge capaciteit als je op kantoor veel pagina’s afdrukt. Een zogenaamde XL-versie kan meer inkt bevatten, waardoor je minder vaak hoeft te wisselen. Overweeg eventueel het gebruik van huismerkcartridges van bijvoorbeeld PrintAbout. Zij bieden voordelige XL-versies met meer inhoud dan de originele varianten.
Kijk ook of je dubbelzijdig kunt printen. Dat halveert je papierverbruik. Zorg dat het instellen van dubbelzijdig printen de standaardoptie is op je computer. Train je personeel om bewust te kiezen of ze een document écht moeten afdrukken. Vaak kunnen documenten digitaal bekeken en opgeslagen worden. Plaats ook een reminder bij de printer met de tekst: “Check of afdrukken nodig is.” Zo prikkel je mensen om bewuster te handelen.
Kies de juiste materialen en instellingen
Voor een professionele uitstraling is het slim om op hoogwaardig papier te printen. Voor interne documenten kun je echter goedkoper, gerecycled papier gebruiken. Dat scheelt niet alleen kosten, maar is ook beter voor het milieu. Let ook op de resolutie. Voor standaard tekstbestanden is een lagere resolutie voldoende. Gebruik enkel hoge resolutie voor brochures of presentaties. Heb je een HP Pro inkjetprinter op kantoor? Probeer dan HP 963 of vergelijkbare cartridges als je vooral kleur documenten print. Deze cartridges zijn ontworpen om scherpe kleuren en tekst te leveren.
Controleer regelmatig de printkoppen en reinig ze volgens de aanwijzingen in het menu. Zo voorkom je strepen en inktverspilling. Heb je een printopdracht van honderden pagina’s? Sla deze niet aan het eind van de dag op. Voorkom onnodige fouten door vooraf een proefpagina te printen.
Zet in op milieuvriendelijkheid
Duurzaamheid is geen loze kreet. Ook als bedrijf kun je laten zien dat je de toekomst belangrijk vindt. Hergebruik papier als kladpapier voor interne notities. Plaats een aparte bak voor oud papier naast de printer, zodat mensen geneigd zijn het daar direct weg te gooien.
Kijk ook naar de mogelijkheden van printerinstellingen die inkt besparen, zoals een spaarstand. Met een groene inkoopstrategie koop je inkt en papier bij leveranciers die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan. Daarnaast zijn sommige huismerkcartridges ook gerecycled. Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar vaak ook voor je imago. Laat zien dat je bewust bezig bent, bijvoorbeeld door dit te vermelden in je interne communicatie of op je website.
Houd je printers up-to-date en onderhoud ze goed
Een oude, versleten printer kan voor frustratie zorgen met vastlopende papierladen of slechte printkwaliteit. Daardoor moeten er vaker herdrukken komen, wat geld en tijd kost. Overweeg af en toe een nieuwe printer. Of kijk of er firmware-updates zijn. Deze verbeteren soms de prestaties en beveiliging. Stel daarnaast alert in voor lage inktniveaus, zodat je op tijd kunt bijvullen en niet ineens zonder inkt zit. Denk aan een onderhoudsschema: schoon de rollers en printkoppen zoals de fabrikant aanbeveelt. Met zo’n aanpak gaan je apparaten langer mee en blijft de afdrukkwaliteit stabiel. Zo draag je bij aan een efficiënte workflow, een lagere werkdruk en gelukkige medewerkers die niet met frustrerend printer gedrag zitten.
