Heb jij een eigen bedrijf? En wil je hier goed mee verdienen? Hier komt natuurlijk veel bij kijken om dit te bereiken. Een van die zaken is het innen van facturen. Want voor veel ondernemers is het een grotere uitdaging om hun facturen binnen te krijgen dan om nieuwe klanten aan te trekken. Als je al een tijdje in het ondernemersvak meeloopt, weet je: een goedlopend accounts receivable proces is ontzettend belangrijk voor een gezonde cashflow. Het voortbestaan van je bedrijf kan ervan afhangen. Onderzoek laat echter zien dat een aanzienlijk deel van de facturen in Nederland en België niet op tijd of een kleiner deel zelfs helemaal niet wordt betaald. Om die reden hebben we een artikel uitgewerkt met daarin concrete tips over hoe je accounts receivable services op een optimale manier kunt inzetten in je bedrijfsvoering.
Tip 1. Digitaliseer en automatiseer je facturering
Vroeger was accounts receivable iets wat per definitie met de hand ging. Toen kwamen er op een gegeven moment software oplossingen die hierbij een handje hielpen. Die ontwikkeling is inmiddels veel meer mainstream geworden. Digitale facturatie en het geautomatiseerd versturen van betalingsherinneringen zijn voor veel bedrijven inmiddels geen luxe meer, maar een van de zaken voor het efficiënt inrichten van hun accounts receivable proces. Waar dit bij grote multinationals is begonnen zijn tegenwoordig ook de meeste MKB-bedrijven hieraan begonnen. Met een hoogwaardig geïntegreerd systeem worden facturen direct na levering gegenereerd, verstuurd en gevolgd. Het automatisch uit laten sture van reminders zorgt ervoor dat je klanten tijdig aan hun betalingsverplichting worden herinnerd, zonder dat je hier handmatig werk voor dient te verrichten. Dus ideaal voor veel ondernemers. Digitalisering voorkomt fouten, dat je inefficiënt je tijd gebruikt en daarmee dus ook onnodige kosten (want tijd is natuurlijk geld).
Tip 2. Maak duidelijke en snelle afspraken
Uit onderzoek van een marktonderzoeksbureau in opdracht van Atradius Collections blijkt dat een van de meest voorkomende reden waarom facturen open blijven staan, onduidelijkheid in de communicatie is. Dit kan gaan over zaken zoals de betalingstermijn en de betaalvoorwaarden. De ervaring leert dat vaak het simpelweg op de factuur zetten van een uiterste betaaldatum al een groot verschil maakt. Verder doe je er vaak goed aan om de gemaakte afspraken vast te leggen in de offerte of in het contract en ze ook op de factuur te zetten. Zet in elk geval altijd het totaalbedrag en de vervaldatum van de factuur (en natuurlijk ook jouw gegevens en die van de klant en zaken als het btw-bedrag en het btw-percentage en zaken als het KVK- en BTW-nummer) duidelijk op de factuur. Wacht niet onnodig lang met versturen: hoe sneller de factuur de klant bereikt, hoe eerder je in de regel je geld binnen krijgt.
Tip 3. Stimuleer vroegtijdige betaling met kortingen
Een bewezen manier om het accounts receivable proces te versnellen is door klanten te ‘nudgen’ tot sneller betalen. Je kunt ervoor kiezen om een kleine korting te geven (bijvoorbeeld 2 of 3%) als de klant de factuur binnen een korte termijn (bijvoorbeeld 3 dagen) betaalt. Dit terwijl de reguliere betaaltermijn bijvoorbeeld een maand is. Een dergelijk vroegbetalingskorting is voor veel klanten een aantrekkelijke prikkel om direct te betalen. Het doet natuurlijk denken aan bijvoorbeeld wat veel pakketoperators met vakanties bijvoorbeeld ook doen.
Tip 4. Volg openstaande facturen actief en systematisch op
Het is altijd belangrijk om openstaande facturen op te volgen. Stel je hier ook proactief in op. En wacht in elk geval niet tot het te laat is. Wanneer een betaling uitblijft, dan doe je er vaak goed aan een plan op te stellen waarin je vastlegt wanneer en hoe je je achterstand aanpakt. Bijvoorbeeld: na twee weken laat je een mail uitsturen. Incassosoftware, zoals die van Bill of Atradius’ Credit-IQ, kan hierbij helpen. Na drie weken telefonisch contact en bij hardnekkige wanbetaling kun je altijd een incassobureau zoals Atradius Collections (of een ander incassobureau met goede reviews en dat al langere tijd bestaat) inschakelen. Incassobureaus zoals Atradius documenteren elke stap zodat je altijd kunt terugvallen op je dossiers.
Tip 5. Bied meerdere, moderne betaalopties aan
Zeker bij internationale klanten kan dit van meerwaarde zijn. Maak betalen makkelijk door verschillende betaalmogelijkheden aan te bieden, zoals iDEAL, creditcard, automatische incasso of elektronische portalen. In sommige landen, zoals de VS, worden andere nummers dan de IBAN-nummers gebruikt die wij hier in Europa en in andere delen van de wereld gebruiken. Of heb je klant in India? Bied ze de mogelijkheid om via PayPal te betalen. Zit je klant in subsahara Africa? Dan doe je er misschien wel goed aan om ze de mogelijkheid te bieden om met MPesa te betalen. Mogelijkheden te over dus. Hoe laagdrempeliger de opties die je je klanten biedt, hoe sneller en soepeler de betaling in de regel verloopt.
Tip 6. Wees proactief maar behoud het klantcontact
Ondanks alle automatiseringsslagen blijft menselijk contact essentieel. Alle automatisering voorkomt niet dat menselijk contact soms onontbeerlijk blijft. Soms is een standaard herinnering voldoende. Maar is het dat niet, schroom dan niet om persoonlijk contact op te nemen. Vaak spelen er praktische problemen, vragen of misverstanden die snel opgelost zijn. Door flexibel en oplossingsgericht te blijven, voorkom je onnodige escalaties en behoud je een goede relatie met je klant – zelfs als het even spannend wordt rond betalingen.
Tip 7. Outsourcen van je accounts receivable services
Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Soms is het beter als jij datgene doet waar jij goed in bent en dat iemand anders dan datgene doet waar zij goed in zijn. Je kunt je accounts receivable cases dus gewoon outsourcen. Neem bij het kiezen van een agency voor je accounts receivable services in elk geval altijd aan gezaghebbende partij in ogenschouw. Dit kan, zoals eerder genoemd, Atradius Collections zijn, maar dit kan ook een andere partij zijn met ervaring en met goede reviews.
Tip 8. Zet in op kredietbeoordeling en -verzekering
Breng onderscheid aan tussen betrouwbare en risicovolle klanten door een kredietbeoordeling uit te voeren voordat je krediet verleent. Dit voorkomt dat je met klanten in zee gaat die geen goede betaalmoraal hebben. Voor de zekerheid kun je ook een kredietverzekering afsluiten, zeker bij grote, langlopende projecten of import/export. Zo minimaliseer je het risico dat je facturen nooit meer terugziet.
Wat zijn accounts receivable services?
Er zijn groot aantal verschillende type bedrijven op de markt die accounts receivable services aanbieden. Dit loopt uiteen van grote multinationals zoals Atradius tot MKB-bedrijven. Er zelfs tientallen eenpitters actief die vanuit huis of bijvoorbeeld vanuit een co-working space hun diensten aanbieden.
Accounts receivable services betreffen alle activiteiten die betrekking hebben op het beheer en de incasso van uitstaande facturen. Bij het inzetten van dergelijke services is het streven in de regel dat je facturen zo snel mogelijk, tegen zo min mogelijk kosten en met zo laag mogelijk risico binnenhaalt. Dat vraagt om helder beleid, gestructureerde processen en slimme technologie. Maar hoe pak je dat slim aan? In de onderstaande paragrafen gaan we daar verder op in en geven we wat praktische tips om je te helpen je accounts receivable services handiger aan te pakken.
Definitie van accounts receivable services
“Accounts receivable services encompass all the activities that are related to the act of managing and that of collecting outstanding invoices. The goal of accounts receivable services such as those of Atradius is to collect invoices as quickly as possible, at the lowest possible cost, and with the lowest possible risk. This requires clear policies, structured processes, and smart technology. But how do you approach this in practice? We’ll delve deeper into this in the sections below.”
Accounts receivable services
Effective accounts receivable services are of great importance for entrepreneurs that seek to maintain a healthy cash flow and who seek to sensure the continuity of their business. Many entrepreneurs struggle more with getting invoices paid than with gaining new customers. A well-managed accounts receivable process helps avoid late or missed payments, which are common in countries like the Netherlands and Belgium.
To optimize your account receivables, start by digitizing and automating the sending out of incoives. The use of software to have these invoices get sent out as well as payment reminders tends to have the effect thst it reduces manual work and that it minimizing errors. Clear agreements on payment terms prevent a lot of annoyances. Offering early payment discounts (e.g., 2–3% for paying within a few days) can offer a further incentive for people to pay more quickly.
Samenvatting
Accounts receivable services, zoals die door partijen als Atradius worden aangeboden, zijn niet het meest sexy onderdeel van ondernemen, maar wel van groot belang voor de continuïteit van je bedrijfsvoering en je bottom line. Aan de hand van de tips die we in deze tekst besproken hebben beheer je je vorderingen. Je houdt controle over geld dat van jou is maar nog niet bij jou op de rekening staat. Dit doe je kostenbewust en met het oog op een minimale kans op oninbare vorderingen.
Partijen die degelijke accounts receivable services bieden, zoals Atradius, houden zich met meer bezig dan alleen het innen van geld. Ze houden zich ook bezig met het helder maken van zaken en het aanbrengen van structuur in chaos. Dit doen ze op een professionele manier. Het kan daarom een goede manier zijn om jouw tijd effectiever te kunnen steken in de zaken die er echt toe doen. Zo maak het je klant én jezelf zo makkelijk mogelijk. Dan bouw je niet alleen aan een stabiele cashflow, maar ook aan een gezonde en toekomstbestendige onderneming.
