In deze blog gaan we onderzoeken hoe je kunt bepalen of jouw project planning wordt beïnvloed door de Wet van Parkinson en hoe je hiermee om kunt gaan. De Wet van Parkinson verklaart dat het werk voor een taak zich uitbreidt over de beschikbare tijd om die taak te voltooien. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
De Wet van Parkinson in de praktijk: Een valentijnskaart
Een man die momenteel werkloos is, neemt uitgebreid de tijd om een Valentijnskaart uit te kiezen. Hij bezoekt verschillende winkels voordat hij uiteindelijk terugkeert naar de winkel met de kaart die de meest passende illustratie heeft. Eenmaal thuis selecteert hij zorgvuldig een goed werkende pen om vlekken te voorkomen. Hij schrijft meerdere conceptteksten op losse blaadjes voordat hij de uiteindelijke kaart beschrijft. Om er zeker van te zijn dat de kaart op tijd aankomt, besluit hij deze persoonlijk in de brievenbus te bezorgen, aangezien de ontvanger in dezelfde stad woont. Al met al is hij een paar uur bezig geweest met deze taak.
Nu de man die aan het werk is. Na zijn werk realiseert hij zich: “Oh ja, over twee dagen is het Valentijnsdag!” Onderweg naar huis stopt hij bij de eerste boekwinkel die hij tegenkomt. In een oogopslag kiest hij een van de vijf kaarten uit. Hij koopt de kaart, schrijft hem ter plekke en doet hem direct op de post. Tien minuten later is de hele klus geklaard.
De werkende man is veel sneller en het resultaat is er niet minder om. Dit is een perfect voorbeeld van de Wet van Parkinson: hoe meer tijd je beschikbaar hebt om een taak te voltooien, hoe meer tijd je ervoor neemt en hoe langer je erover doet om de taak af te ronden.
Een uitgesmeerde project planning
Ook een project planning ontkomt niet aan de invloed van de Wet van Parkinson. Vaak wordt er wat extra tijd ingebouwd voor activiteiten vóór de deadline. Dit leidt ertoe dat medewerkers hun inspanningen uitstrekken, zoals weergegeven in de onderstaande figuur.
De vereiste inspanning is gelijkmatig verdeeld over de volledige doorlooptijd van de activiteit. Er zijn twee oorzaken voor het ontstaan van extra ruimte waarin de inspanning wordt verdeeld:
Ruime planning door projectmanagers
Project managers stellen voor elke activiteit een doorlooptijd vast. Vaak wordt er rekening gehouden met mogelijke tegenslagen en het feit dat medewerkers ook andere taken hebben. Bovendien worden er vaak afspraken gemaakt met klanten over opleverdata. Om ervoor te zorgen dat deze beloftes worden nagekomen, bouwt de projectmanager wat extra speling in.
Dit principe staat ook wel bekend als “under promise and over deliver”. Zelf maak ik me hier ook schuldig aan. Bijvoorbeeld, ik beloof een klant dat hij over twee dagen een offerte van mij ontvangt. In werkelijkheid zou ik die offerte dezelfde dag nog kunnen leveren. Uiteindelijk lever ik de offerte niet na twee dagen, maar na één dag. Zo geef ik mezelf wat ruimte en de klant is nog steeds tevreden met een snellere oplevering.
Medewerkers bouwen een veiligheidsmarge in
Vaak moeten projectmanagers hun planning baseren op schattingen van uitvoerende medewerkers. Medewerkers bouwen op hun beurt een veiligheidsmarge in, zowel qua doorlooptijd als benodigde uren. Dit geeft hen wat speelruimte om het gewenste resultaat te behalen. Eigenlijk doen ze dus hetzelfde als de projectmanager.
Het ironische is dat medewerkers hun veiligheidsmarge volledig benutten, omdat ze in de meeste culturen niet beloond worden als ze eerder klaar zijn. Medewerkers die eerder klaar zijn, krijgen vaak extra taken opgelegd. Het gevolg hiervan is dat medewerkers hun inspanningsniveau aanpassen zodat ze bezig blijven tot de einddatum van de activiteit en daardoor hun eigen veiligheidsmarge verbruiken.
Conclusie
Om dit probleem aan te pakken, moet je het eerst herkennen. Kijk naar de doorlooptijd van de projectactiviteiten en vergelijk dit met de dagen waarop medewerkers zijn ingepland. In de onderstaande figuur worden twee activiteiten weergegeven. De rode lijnen geven de doorlooptijd weer, terwijl de gekleurde blokken de geplande inzet en uren per dag aangeven voor de medewerkers David en Paul.
In dit voorbeeld wordt duidelijk dat de eerste activiteit ruim gepland is wat betreft doorlooptijd, en dat de inzet van David een beetje versnipperd is. Als de inzet van David achtereenvolgend wordt gepland, zou de activiteit halverwege de initiële doorlooptijd kunnen worden afgerond. Hetzelfde geldt voor de tweede activiteit. Hierbij is de inzet van Paul niet versnipperd, maar wel uitgesmeerd, omdat hij elke dag slechts vier uur aan de activiteit werkt. Het zou efficiënter zijn om hem gedurende 2,5 aaneengesloten dagen in te plannen.
