Facturen opstellen kan een uitdagende en tijdrovende bezigheid zijn. Een factuur moet heel wat informatie bevatten, zoals het btw-identificatienummer en het btw-tarief, het KVK-nummer en het factuurnummer. Daarnaast moet de factuur duidelijk zijn, en op tijd opgestuurd worden. Bovendien moeten alle betalingen die je ontvangt duidelijk terug te vinden zijn in de administratie. Om jezelf werk uit handen te nemen en tegelijkertijd het overzicht te bewaren, kan een factuurprogramma uitkomst bieden. Hoe werkt een factuurprogramma, en wat zijn de voordelen?
Praktisch en efficiënt
Vroeger werden facturen in een bestand gemaakt, opgeslagen, uitgeprint en per post verstuurd. Tegenwoordig wordt er veel gebruikgemaakt van een factuurprogramma, waarin facturen zowel gemaakt als verstuurd worden. Een factuurprogramma is een softwarepakket, die het mogelijk maakt om professioneel online te factureren. Met deze software is een efficiënte factuur in een handomdraai gerealiseerd. Door het programma heb je voor een klein bedrag per maand een praktisch pakket tot je beschikking, dat je praktisch, overzicht laat werken en je veel tijd bespaart.
Overzicht
Een factuurprogramma heeft veel voordelen. Zo wordt de facturatie geheel geautomatiseerd, waardoor er minder fouten gemaakt worden. Die automatisering is niet alleen snel, het geeft ook veel overzicht. Zo hoeven uitgeprinte facturen niet meer bewaard en gesorteerd te worden als alles online staat. Bovendien hoef je niet meer te zoeken naar een factuur, want alles staat in een overzichtelijke lijst. Daardoor is in één oogopslag ook duidelijk welke klanten de factuur wel en niet betaald hebben. Tenslotte kan ook de btw-aangifte vanuit het factuurprogramma gedaan worden.
Betaallink of automatische incasso
Je kunt het factuurprogramma helemaal zelf kiezen. Echter, omdat de keuze zo groot is, is het van belang om je van tevoren goed te verdiepen in welk programma wat voor mogelijkheden biedt. Zo kan het handig zijn om een betaallink op de factuur te plaatsen, zodat klanten de optie hebben om direct vanaf de factuur te betalen. Op die manier worden facturen sneller betaald. Soms heb je veel terugkerende facturen, en dan is een incassobestand praktisch. Met automatische incasso’s automatiseer je een groot gedeelte van de facturatie.
Combineren met boekhoudsoftware
Nog een mogelijkheid is om het facturatieprogramma te combineren met boekhoudsoftware, waardoor elke gemaakte factuur ook direct verwerkt wordt in de boekhouding. Hierdoor heb je overzicht in zowel wat er wel en niet betaald is, als hoe het bedrijf ervoor staat. Door een factuurprogramma met een boekhoudprogramma te combineren, zijn de boekhoudkundige processen optimaal geautomatiseerd. Daarbij worden de gegevens online bewaard, waardoor je een veilige back-up hebt van de administratie. Een combinatie van het factuurprogramma met een boekhoudprogramma is de ultieme manier om de administratie te structureren.
