Wil jij je reiskosten berekenen? Werkgevers hebben de mogelijkheid om reiskosten onbelast uit te betalen, waardoor zij dus geen belasting betalen over de reiskosten die werknemers maken.
Maar hoe kan je je reiskosten berekenen? In dit artikel ontdek je hoe het reiskostenvergoeding berekenen precies werkt en wat jij eraan hebt.
Reiskostenvergoeding berekenen
Werkgevers mogen €0,21 per kilometer belastingvrij uitbetalen aan werknemers. Je kunt je minimale reiskostenvergoeding simpel berekenen door dit bedrag te vermenigvuldigen met het aantal werkdagen en het aantal kilometers. Gebruik hieronder onze reiskostenvergoeding calculator.
Wat is reiskostenvergoeding?
Reiskostenvergoeding is een kilometervergoeding van een werkgever voor het aantal kilometers dat wordt gereisd. Dit kan met openbaar vervoer, of met eigen vervoer zijn. Een werkgever is niet verplicht om reiskostenvergoeding te geven, maar er is wel een bedrag dat belastingvrij kan worden uitgekeerd aan werknemers.
De situatie vanuit de ogen van een werkgever is dus als volgt.
Stel je voor dat je een werknemer in dienstverband hebt aangenomen. Diegene reist elke dag met de auto zo'n 30 kilometer naar jouw kantoor toe. Voor de reiskosten die jouw werknemer maakt, hoef je niet verplicht reiskostenvergoeding uit te keren.
Toch doen werkgevers dit wel. Dat heeft te maken met de onbelaste reiskostenvergoeding. Dit is een bedrag van €0,21 per kilometer, waarover een werkgever geen belasting hoeft te betalen. Zo houdt een werkgever door de onbelaste reiskostenvergoeding er aan over, zonder dat het jou extra belastinggeld kost.
Vanaf 2024 stijgt de onbelaste reiskostenvergoeding naar een bedrag van €0,22 per kilometer.
Nu is het natuurlijk zo dat niet iedereen voor exact €0,21 per kilometer kan reizen. Soms is dat duurder, en soms is dat goedkoper.
Een werkgever kan er daarom voor kiezen om elke maand de reiskosten volledig uit te betalen. Het is echter zo dat alles boven die €0,21 cent per kilometer in de ogen van de belastingdienst wordt gezien als salaris. En dat betekent dat je als werkgever hierover dus ook loonheffing zal moeten betalen.
Hoeveel reiskostenvergoeding per km krijg ik?
En hoe zit het dan vanuit het perspectief van de werknemer? De reiskostenvergoeding wordt meestal berekend per gereden kilometer, maar je reist niet altijd voor €0,21 per kilometer.
In de praktijk zal vrijwel elke werknemer deze minimale reiskosten van €0,21 per kilometer ontvangen, omdat dit simpelweg voor de werkgever belastingvoordeel met zich meebrengt.
Als werknemer zijn er in essentie vier opties:
- je krijgt geen reiskostenvergoeding per kilometer voor je woon-werkverkeer.
- je krijgt een maandelijkse kilometervergoeding van €0,21 per kilometer zonder dat dit ten koste gaat van jouw salaris
- je krijgt een maandelijkse kilometervergoeding die een deel van jouw reiskosten dekt, waarbij je minder dan €0,21 per kilometer vergoed krijgt.
- je krijgt een maandelijkse reiskostenvergoeding per kilometer die alle reiskosten dekken, maar dat gaat wel ten koste van jouw salaris.
Het probleem van een vaste reiskostenvergoeding, is dat reiskosten nogal kunnen variëren. Zo kan er een flink verschil zitten in de vaste reiskostenvergoeding van januari in vergelijking met december.
En dit is ook direct het grote nadeel van een vaste reiskostenvergoeding, omdat werkgevers lang niet altijd deze variabele kosten volledig dekken.
Wat in ieder geval duidelijk is, is dat een werkgever onbelaste vergoedingen van €0,21 per kilometer kunnen uitbetalen aan werknemers.
Hoe zit het met uitruil van reiskosten?
Je hebt ongetwijfeld wel een keer gehoord van het woord 'uitruil'. Voor de meeste medewerkers is de uitruil interessant met betrekking tot de reiskosten.
Omdat er een vaste vergoeding wordt gehanteerd door werkgevers, kan het soms zo zijn dat er financiële ruimte ontstaat.
Laten een voorbeeld geven.
Je reist 5 dagen per week naar je werk, dat 25 kilometer verderop ligt. Je reist met het openbaar vervoer heen en weer, en dus elke dag 50 kilometer. Voor deze reis is er een kilometervergoeding van €0,21, zodat je in het openbaar vervoer een vergoeding van €0,21 x 50 kilometer = €10,50 krijgt. Die vermenigvuldigen we met 20 werkdagen, zodat je per maand €210 aan reiskostenvergoeding krijgt.
Nu kan het zo zijn dat jouw werknemer maar €0,19 per kilometer uitbetaald. De totale kosten van het reizen zijn voor de werknemer zo hoger dan dat vergoed wordt.
En dan komt uitruil.
Omdat er een verschil zit tussen de onbelaste reiskostenvergoeding en wat jij daadwerkelijk uitbetaald krijgt, ontstaat er fiscale ruimte.
In ons voorbeeld is er bijvoorbeeld een maximum onbelaste vergoeding van €210 per maand, terwijl onze werkgever maar €0,19 x (50 x 20) = €190 uitkeert. De fiscale ruimte bedraagt zo €210 - €190 = €20 per maand. Dit is vervolgens weer €240 per jaar.
En dat is je uitruil.
Deze €240 per jaar kan je namelijk opvoeren als hogere vergoeding, zodat je aan het einde van het jaar €240 euro van jouw bruto salaris kan aftrekken. En daarover betaal je dus geen belasting. In de meeste gevallen betekent dit zelfs dat je geld terug krijgt.
Flexibel reiskostenvergoeding berekenen
Via het km vergoeding berekenen krijg jij de mogelijkheid om te ontdekken of de maandelijkse vergoeding van jouw reiskosten wel genoeg dekt hoeveel de werknemer reist.
Nu is het zo dat reiskosten continu schommelen.
Werknemers worden hiervoor beschermd door de uitruil van reiskosten, omdat zij de tekortkomingen in de vergoeding aan het eind van het jaar terugkrijgen. Het probleem hierbij is dat de werknemer dus zelf de vergoeding voorschiet.
Om veel schommelingen hierover te voorkomen, is het niet vreemd dat er individuele afspraken worden gemaakt. Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat het aantal dagen per week dat jij werkt verschilt, waardoor een vaste reiskostenvergoeding niet representatief zou zijn.
Daarom kunnen werkgevers de vergoeding per maand aanpassen. Zo resulteert het aantal werkdagen dat jij werkt dus niet in een scheve uitkering van de reiskostenvergoeding.
